Ngay khi nhận được thông tin dự báo về cơn bão Matmo, Ban Giám hiệu nhà trường đã khẩn trương họp khẩn Ban chỉ huy phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Các tổ công tác và các đồng chí được phân công nhanh chóng kiểm tra hệ thống thoát nước, mái tôn, cửa sổ, hệ thống điện, khu vực sân trường và các phòng học, phòng chức năng để kịp thời khắc phục những vị trí có nguy cơ mất an toàn trong nhà trường. Nhà trường yêu cầu các phòng ban, các lớp học sinh tổng vệ sinh, thu gom rác, khơi thông cống rãnh, bảo đảm dòng chảy thông suốt, hạn chế tình trạng ngập úng trong nhà trường. Đồng thời, các nhóm Zalo của Ban giám hiệu, các tổ chuyên môn, các tổ chức đoàn thể và các nhóm phụ huynh học sinh và học sinh các lớp hoạt động từng ngày, từng giờ để kịp thời thông báo các tin tức về thời tiết, các văn bản chỉ đạo các cấp, các ngành, các tin nhắn chỉ đạo của nhà trường tới tất cả các phụ huynh và các em học sinh. Ngay sau khi nắm bắt tình hình thực tế, Ban Giám hiệu cùng giáo viên chủ nhiệm các lớp đã rà soát danh sách học sinh bị ảnh hưởng bởi ngập lụt, đồng thời phối hợp với Đoàn trường và giáo viên chủ nhiệm các lớp nắm bắt tình hình, động viên tinh thần và hỗ trợ kịp thời các em học sinh ở các vùng ngập lụt. Nhà trường linh hoạt trong việc sắp xếp thời khóa biểu, tạo điều kiện để học sinh vùng ngập lụt được nghỉ học hợp lý, không để gián đoạn việc học. Giáo viên bộ môn cũng chủ động hướng dẫn học sinh học trực tuyến hoặc có kế hoạch bổ sung kiến thức khi các em trở lại trường. Những hoạt động thiết thực này đã thể hiện tinh thần tương thân tương ái, trách nhiệm và sẻ chia của tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh Trường THPT Hiệp Hòa số 4. Nhà trường không chỉ quan tâm đến việc dạy và học mà còn luôn đồng hành, giúp đỡ, hỗ trợ học sinh và gia đình trong những thời điểm khó khăn do thiên tai gây ra.

Trong hai ngày 08 và 09/10/2025, do ảnh hưởng trực tiếp của bão Matmo, trên địa bàn các xã Hoàng Vân, Hợp Thịnh, Xuân Cẩm và một số nơi trong tỉnh nói chung có mưa rất to kéo dài, gây ngập sâu trên diện rộng, nhiều tuyến đường và khu dân cư bị chia cắt. Mực nước sông Cầu tăng nhanh, vượt báo động mức cao, gây áp lực lớn lên hệ thống đê điều và vùng ven sông đặc biệt là khu vực xã Hoàng Vân, tỉnh Bắc Ninh, có gần 10 thôn bị ảnh hưởng do lũ sông Cầu lên cao. Hơn nữa, xã Hoàng Vân nằm trong vùng phía ven sông Cầu, dễ bị ảnh hưởng nếu trũng, thấp hoặc hệ thống tiêu thoát nước kém. Khi nước lũ dâng cao từ sông, hệ thống thoát nước của địa bàn không đáp ứng kịp sẽ dẫn đến ngập sâu. Trường THPT Hiệp Hòa số 4 là một trong những điểm bị ảnh hưởng khá nặng. Chỉ trong thời gian ngắn. khuôn viên nhà trường bị ngập sâu trong biển nước, ảnh hưởng nghiêm trọng đến cơ sở vật chất và làm gián đoạn việc giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh. Trước tình hình đó, Ban Giám hiệu nhà trường đã khẩn trương triển khai phương án ứng phó khẩn cấp. Ngay trong đêm 07/10/2025, Ban chỉ huy phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn của trường đã chỉ đạo, huy động cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tại trường để di chuyển các trang thiết bị và đồ dùng dạy học, các hồ sơ quan trọng, bảo đảm an toàn tài sản của nhà trường. Trong chiều tối và đêm ngày 08/10/2025, khi nước tràn vào trường và dâng lên rất nhanh, các đồng chí cán bộ, giáo viên nam của nhà trường đã lăn xả tháo dỡ các trang thiết bị tại tất cả các phòng học và phòng chức năng và chuyển lên khu vực an toàn. Đồng thời các đồng chí cũng chủ động mang đồ dùng cá nhân, thiết bị làm việc, dự trữ nước uống, lương thực... để trực tại trường để theo dõi tình hình bão lũ, kịp thời ứng phó khi tình huống xấu hơn xảy ra. Các khu vực có nguy cơ mất điện, chập điện được cắt cầu dao, cô lập kịp thời. Trong thời gian nước dâng cao, Đoàn trường cùng đội ngũ giáo viên chủ nhiệm đã chủ động liên hệ, nắm bắt tình hình của từng học sinh, đặc biệt là các em ở khu vực ngập nặng, hướng dẫn học sinh không di chuyển qua vùng nguy hiểm, khu vực ngập sâu, sạt lở hoặc có dòng điện nguy hiểm đảm bảo an toàn tính mạng, tích cực chủ động cùng gia đình di chuyển tài sản, đồ đạc, vật nuôi đến nơi an toàn.

Với phương châm “Nước rút tới đâu, dọn dẹp tới đó”, chiều ngày 09/10/2025, khi thời tiết ổn định và mực nước đã rút thấp, nhà trường đã huy động toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên tổ chức tổng vệ sinh, thu dọn bùn đất, kiểm tra hệ thống điện, phòng học và trang thiết bị nhằm sớm ổn định điều kiện dạy và học. Sáng ngày 10/10/2025, khi nước rút hoàn toàn, Ban Giám hiệu tiếp tục huy động toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên cùng học sinh các lớp tham gia tổng vệ sinh toàn trường. Cũng trong buổi sáng, Công an tỉnh Bắc Ninh đã điều động một xe bồn cùng các đồng chí cán bộ Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH đến hỗ trợ nhà trường vệ sinh khu vực cổng trường và các vị trí có nhiều bùn đất, góp phần đảm bảo điều kiện tốt nhất để học sinh sớm trở lại học tập.